האוניברסיטה העברית היא הראשונה בישראל להצטרף למוסדות אקדמיים מובילים בעולם שבחרו לשתף פעולה עם Google ולהשתמש ב-Gmail כמערכת הדואר האלקטרוני של תלמידי האוניברסיטה.
כל סטודנט יקבל מהאוניברסיטה שם משתמש וסִיסמה ויוכל לבחור בין כמה שפות ממשק. הממשק בעברית כולל לפי שעה את Gmail ובהמשך ייתווספו אליו יישומים נוספים.
התקשורת של רשויות האוניברסיטה מול הסטודנטים תיעשה באמצעות Gmail. כתובות הדוא"ל ימשיכו ללוות את 24 אלף הסטודנטים הלומדים כיום בקמפוס גם בתום לימודיהם, כך שהאוניברסיטה תוכל לשמור עמם על קשר. בהמשך יצורפו למערכת גם 100 אלף הבוגרים. כל המשתמשים ימשיכו להחזיק בכתובת הדוא"ל שלהם (ה-Domain) באוניברסיטה: @huji.ac.il, אך להנות מהערכים המוספים ששירות ה-Gmail מספק, ויוכלו להמשיך ולהשתמש בכתובת זו לתמיד, גם לאחר סיום לימודיהם".
לדברי ריקי דרורי, מנהלת השיווק ב-Google ישראל, "אנו נרגשים על שיתוף הפעולה עם מוסד כמו האוניברסיטה העברית ומזדהים עם החזון שלה לניצול טכנולוגיה להעצמת חיי הסטודנטים שלה וכבסיס לבניית מערכת יחסים ארוכת טווח עם בוגריה".
היתרון העיקרי בשימוש בתוכנה הוא שכל החומר שמייצר הסטודנט נשמר און ליין ויש נגישות אליו מכל מקום וכל מחשב. אם המחשב קורס - לא נורא! כל החומר עדיין שם.
יתרון נוסף הוא פונקצית "שיתוף הקבצים" - סטודנטים שעובדים בקבוצות, או כל מי שרוצה לחלוק סיכומי שיעור עם החבר'ה, יכולים לעבוד על אותו מסמך במקביל.
איך זה עובד? מייצר המסמך שומר אותו בקבצים הפרטיים (אם הוא לא רוצה לשתף בו אחרים) או בקבצים השיתופיים ויכול לשלוט למי תהיה גישה למסמך ולמי לא. כל מי ששייך לקבוצת הלימוד ורוצה להכניס הערה או תוספת, יכול, וברשת נשמרות כל הגרסאות של המסמך כרונולוגית, עד לקבלת הגרסא הסופית.